Personvernerklæring

1 Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. CARL HQ AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for behandlingen.

Vår kontaktinformasjon er:

• CARL HQ AS
• Forretningsadresse: Fridtjof Nansens vei 8, 0369 Oslo, Norge
• Organisasjonsnummer: 934440323
• E-postadresse:

Vi tar personvernet ditt på alvor, og vi har tatt flere grep for å sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du føler at noe er uklart eller mangler, må du ikke nøle med å kontakte oss.

2 Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.

• Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige.
• Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv, men vi kan ikke slette data vi er pålagt å behandle.
• Protestere mot en behandling: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det.
• Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Du har også rett til å trekke samtykket ditt tilbake når som helst.

Hvis du ikke er fornøyd med behandlingen av dataene dine, kan du klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil si fra direkte til oss først, så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.

3 Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

• Kunder
• Potensielle kunder
• Kontaktpersoner hos leverandører og samarbeidspartnere
• Besøkende på nettsiden
• Jobbsøkere
• Ansatte

4 Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre en handel trenger vi en rekke opplysninger fra deg.

Vi behandler personopplysninger når du:

• kjøper våre produkter eller tjenester
• kontakter oss via telefon, SMS, nettsiden vår, e-post eller sosiale medier
• melder deg på arrangementer i vår regi
• bruker nettsiden vår
• er leverandør eller samarbeidspartner av oss

5 Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 kan en behandle personopplysninger på bakgrunn av:

• Ditt samtykke
• En avtale vi har inngått
• En rettslig forpliktelse vi har
• For å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser
• For å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet
• En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Hvis vi behandler personopplysningene dine på bakgrunn av en berettiget interesse vi mener at vi har, kan du protestere på behandlingen ved å kontakte oss. Vi vil da vurdere protesten din og gi deg snarlig tilbakemelding.

Vi beholder data så lenge vi er pålagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps-, skatte- eller ansattelovgivning og/eller andre relevante regler og forskrifter. Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine, men merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

6 Slik behandler vi personopplysninger

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge. Vi behandler personopplysninger når:

Du kommuniserer med oss

Når du gir oss visittkortet ditt eller henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, chat eller lignende), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav.

Det rettslige grunnlaget kan være:

• Ditt samtykke
• En avtale vi har inngått
• En rettslig forpliktelse vi har
• En berettiget interesse vi mener at vi har, der den berettigede interessen er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav

Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn én gang per år.

Du kjøper våre produkter og tjenester

Når du kjøper produkter og tjenester fra oss, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk.

Formålet er å kunne levere produkter og tjenester til deg etter bestilling eller kjøp, for å ha en historikk over solgte produkter og tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg.

Det rettslige grunnlaget kan være:

• Ditt samtykke
• En avtale vi har inngått
• En rettslig forpliktelse vi har, etter blant annet bokførings- og skatteloven
• En berettiget interesse vi mener at vi har, der den berettigede interessen er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du blir kunde hos oss, behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss, vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15. Det rettslige grunnlaget vil da være berettiget interesse, men kan også være samtykke.

Formålet med markedsføringen er å kunne yte god kundeservice.

Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av, står i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring.

Du melder deg på et arrangement

Når du deltar på gratis arrangementer hos oss, behandler vi personopplysninger som navn og kontaktinformasjon. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Formålet er å kunne tilby relevante kurs, foredrag og workshops eller å oppfylle avtale om bestilt arrangement.

Det rettslige grunnlaget kan være:

• En avtale vi har inngått

Vi kan også bruke personopplysningene dine til å sende deg en forespørsel om evaluering av arrangementet du deltok på, og eventuelt invitere deg til andre lignende arrangementer. Det rettslige grunnlaget er da berettiget interesse, der den berettigede interessen er å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester og tilby deg god kundeoppfølging.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene, avhenger av type arrangement, men vanligvis slettes de senest etter 12 måneder.

Du er leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse.

Formålet er å kunne inngå en avtale med deg, og det rettslige grunnlaget kan være:

• Ditt samtykke
• En avtale vi har inngått
• En rettslig forpliktelse vi har, etter blant annet bokførings- og skatteloven
• En berettiget interesse vi mener at vi har

Opplysningene oppbevares så lenge vi har en pågående relasjon. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

Du bruker nettsiden vår

Når du bruker nettsiden vår, behandler vi personopplysninger i tråd med valgene du gjør under «Innstillinger for informasjonskapsler» nederst på hver side. Formålet er å administrere nettsiden vår, promotere bedriften og svare på henvendelser fra besøkende. Det rettslige grunnlaget for cookies som lagrer eller behandler opplysninger som faller inn under ekomloven § 2-7b, er samtykket du gir der. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket under «Innstillinger for informasjonskapsler».

7 Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

• Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (se listen under)
• Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring
• Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer
• Offentlige myndigheter vi er pliktige til å rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med, sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne, og taushetserklæringer etter behov.

Vi bruker databehandlere til:

• e-post, kalender og digitale møter
• bokføring, regnskap og fakturering
• skylagring
• elektronisk signering

Av sikkerhetshensyn har vi ikke oppgitt disse ved navn, men ta gjerne kontakt med oss hvis du vil vite mer.

8 Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi følgende for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måte påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine:

• sterke passord
• kryptering av data
• tilgangskontroll
• tofaktorautentisering

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (for eksempel ved IT-support).