Integritetspolicy

1 Personuppgiftsansvarig

Den här integritetspolicyn förklarar hur vi samlar in och använder (behandlar) personuppgifter i vår verksamhet. CARL HQ AS, genom verkställande direktören, är personuppgiftsansvarig för behandlingen.

Våra kontaktuppgifter är:

• CARL HQ AS
• Företagsadress: Fridtjof Nansens vei 8, 0369 Oslo, Norge
• Organisationsnummer: 934440323
• E-post:

Vi tar din integritet på allvar och har vidtagit flera åtgärder för att ge dig tydlig information om hur vi behandlar dina uppgifter och vilka rättigheter du har. Om något är oklart eller saknas är du välkommen att kontakta oss.

2 Dina rättigheter

Kontakta oss om du har frågor om dina rättigheter eller vill använda någon av dem. Du har rätt till svar inom 30 dagar. Läs mer på den norska dataskyddsmyndighetens webbplats.

• Tillgång och rättelse: Du kan begära en kopia av alla uppgifter vi behandlar om dig och be oss rätta uppgifter som inte stämmer.
• Radering eller begränsning: I vissa situationer kan du be oss radera uppgifter om dig och/eller begränsa behandlingen av dem, men vi kan inte radera uppgifter som vi är skyldiga att behandla.
• Invändning mot behandling: Om vi behandlar uppgifter om dig på grundval av ett berättigat intresse har du rätt att invända mot det.
• Dataportabilitet: Om vi behandlar uppgifter om dig på grundval av samtycke eller ett avtal kan du be oss överföra uppgifterna till dig eller till en annan personuppgiftsansvarig.

Du har också rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga till den norska dataskyddsmyndigheten (Datatilsynet), men vi hoppas att du säger till oss först, så att vi kan försöka lösa saken för dig på ett bra sätt.

3 Vems personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar personuppgifter om:

• Kunder
• Potentiella kunder
• Kontaktpersoner hos leverantörer och samarbetspartner
• Besökare på webbplatsen
• Arbetssökande
• Anställda

4 Hur vi samlar in personuppgifter

Det är frivilligt att lämna personuppgifter till oss, men för att kunna genomföra ett köp behöver vi en del uppgifter från dig.

Vi behandlar personuppgifter när du:

• köper våra produkter eller tjänster
• kontaktar oss via telefon, sms, vår webbplats, e-post eller sociala medier
• anmäler dig till evenemang som vi anordnar
• använder vår webbplats
• är leverantör eller samarbetspartner till oss

5 Ändamål, rättslig grund och lagring

Enligt artikel 6.1 i dataskyddsförordningen (GDPR) får personuppgifter behandlas på grundval av:

• Ditt samtycke
• Ett avtal vi har ingått
• En rättslig förpliktelse vi har
• Skydd av den registrerades eller en annan fysisk persons grundläggande intressen
• Utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning
• Ett berättigat intresse som vi anser att vi har

Som huvudregel ska personuppgifter inte behandlas och lagras längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Om vi behandlar dina personuppgifter på grundval av ett berättigat intresse som vi anser att vi har, kan du invända mot behandlingen genom att kontakta oss. Vi bedömer då din invändning och återkommer till dig snarast.

Vi behåller uppgifter så länge vi är skyldiga enligt gällande rättsliga förpliktelser, till exempel enligt bokförings-, skatte- eller arbetsrättslig lagstiftning och/eller andra relevanta regler och föreskrifter. Du kan när som helst kontakta oss om du vill att vi ska sluta behandla eller radera dina personuppgifter, men observera att vi inte kan radera personuppgifter som vi är rättsligt skyldiga att behandla.

Räkenskapsmaterial sparas i upp till fem år enligt den norska bokföringslagen (bokføringsloven).

6 Så behandlar vi personuppgifter

Här beskriver vi i detalj när och hur vi behandlar dina personuppgifter, för vilka ändamål, på vilken rättslig grund och hur länge. Vi behandlar personuppgifter när:

Du kommunicerar med oss

När du ger oss ditt visitkort eller kontaktar oss via webbplatsen (kontaktformulär, kommentarsfält, chatt eller liknande), via e-post, telefon (samtal, sms) eller sociala medier behandlar vi personuppgifter. Beroende på var och hur du skickar ditt meddelande kan det vara namn, kontaktuppgifter, IP-adress och andra uppgifter som du väljer att skicka till oss.

Ändamålet är att kunna svara på dina förfrågningar, ha en historik och ha dokumentation om vi får reklamationer, klagomål eller rättsliga anspråk.

Den rättsliga grunden kan vara:

• Ditt samtycke
• Ett avtal vi har ingått
• En rättslig förpliktelse vi har
• Ett berättigat intresse som vi anser att vi har, där det berättigade intresset är att kunna svara på dina förfrågningar, ha en historik och ha dokumentation om vi får reklamationer, klagomål eller rättsliga anspråk

Vi går igenom, arkiverar och raderar förfrågningar vid behov, men minst en gång per år.

Du köper våra produkter och tjänster

När du köper produkter och tjänster av oss behandlar vi personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, beställnings- och betalningsuppgifter och köphistorik.

Ändamålet är att kunna leverera produkter och tjänster till dig efter beställning eller köp, ha en historik över sålda produkter och tjänster och i övrigt administrera och följa upp kundrelationen med dig.

Den rättsliga grunden kan vara:

• Ditt samtycke
• Ett avtal vi har ingått
• En rättslig förpliktelse vi har, bland annat enligt den norska bokföringslagen och skattelagen
• Ett berättigat intresse som vi anser att vi har, där det berättigade intresset är att kunna svara på dina förfrågningar, ha en historik och ha dokumentation om vi får reklamationer, klagomål eller rättsliga anspråk

Marknadsföring i befintliga kundrelationer

När du blir kund hos oss behandlar vi personuppgifter enligt ovan. Om du har en befintlig kundrelation med oss kan vi skicka marknadsföring till dig via e-post och sms, i enlighet med 15 § i den norska marknadsföringslagen (markedsføringsloven). Den rättsliga grunden är då berättigat intresse, men kan också vara samtycke.

Ändamålet med marknadsföringen är att kunna ge god kundservice.

Du kan när som helst avregistrera dig från marknadsföring via e-post och sms. Hur du avregistrerar dig står i alla e-postmeddelanden och sms som vi skickar i marknadsföringssyfte.

Du anmäler dig till ett evenemang

När du deltar i kostnadsfria evenemang hos oss behandlar vi personuppgifter som namn och kontaktuppgifter. För avgiftsbelagda evenemang samlar vi dessutom in beställnings- och betalningsuppgifter. Ändamålet är att kunna erbjuda relevanta kurser, föredrag och workshoppar eller att fullgöra avtalet om ett bokat evenemang.

Den rättsliga grunden kan vara:

• Ett avtal vi har ingått

Vi kan också använda dina personuppgifter för att be dig utvärdera evenemanget du deltog i och eventuellt bjuda in dig till liknande evenemang. Den rättsliga grunden är då berättigat intresse, där det berättigade intresset är att ständigt förbättra våra produkter och tjänster och ge dig god kunduppföljning.

Hur länge vi sparar uppgifterna beror på typen av evenemang, men vanligtvis raderas de senast efter 12 månader.

Du är leverantör eller samarbetar med oss

När du ingår ett avtal med oss som leverantör, samarbetspartner eller personuppgiftsbiträde behandlar vi personuppgifter som namn, kontaktuppgifter och korrespondens.

Ändamålet är att kunna ingå ett avtal med dig, och den rättsliga grunden kan vara:

• Ditt samtycke
• Ett avtal vi har ingått
• En rättslig förpliktelse vi har, bland annat enligt den norska bokföringslagen och skattelagen
• Ett berättigat intresse som vi anser att vi har

Uppgifterna sparas så länge vi har en pågående relation. Vi behandlar personuppgifter kopplade till allmän korrespondens och kommunikation enligt beskrivningen ovan.

Du använder vår webbplats

När du använder vår webbplats behandlar vi personuppgifter i enlighet med de val du gör under ”Cookieinställningar” längst ner på varje sida. Ändamålet är att administrera vår webbplats, marknadsföra företaget och svara på förfrågningar från besökare. Den rättsliga grunden för cookies som lagrar eller behandlar uppgifter som omfattas av 2-7b § i den norska lagen om elektronisk kommunikation (ekomloven) är det samtycke du ger där. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke under ”Cookieinställningar”.

7 Vilka vi delar personuppgifter med

För att kunna driva vår verksamhet effektivt och säkert behöver vi ibland dela dina personuppgifter med parter som:

• Personuppgiftsbiträden: leverantörer av olika tjänster som behandlar dina personuppgifter för vår räkning (se listan nedan)
• Professionella rådgivare inom juridik, finans, redovisning, revision och försäkring
• Support för IT- och administrationssystem
• Offentliga myndigheter som vi är skyldiga att rapportera till

Vi kräver att alla som vi delar dina personuppgifter med skyddar dem enligt god informationssäkerhet och dataskyddsförordningens krav. Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal med alla som behandlar uppgifter för vår räkning, och sekretessavtal vid behov.

Vi använder personuppgiftsbiträden för:

• e-post, kalender och digitala möten
• bokföring, redovisning och fakturering
• molnlagring
• elektronisk signering

Av säkerhetsskäl har vi inte namngett dem, men kontakta oss gärna om du vill veta mer.

8 Säkerhet

Vi tar informationssäkerhet på allvar och gör alltid vårt yttersta för att skydda dina personuppgifter på bästa möjliga sätt. Bland annat använder vi följande för att skydda våra uppgifter och hindra obehöriga från att se, ändra, radera eller på något sätt påverka de uppgifter vi lagrar, inklusive dina personuppgifter:

• starka lösenord
• kryptering av data
• åtkomstkontroll
• tvåfaktorsautentisering

Vi använder endast välrenommerade leverantörer av IT- och administrationstjänster, som webbhotell, säkerhet för webbplatsen och datorer, antivirusprogram, e-postleverantör, säkerhetskopiering med mera. Vi låter endast andra få tillgång till och/eller behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner, och endast när det är absolut nödvändigt (till exempel vid IT-support).